KI-Mitarbeiter für die Auftragsbearbeitung im Großhandel und auf Marktplätzen
Bestellungen kommen über alle Kanäle: per E-Mail, über WhatsApp, über Telegram, manchmal als Foto von einem Zettel. Der KI-Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung sammelt sie ein, prüft Preise und Bestand und legt die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware an. Zum Kunden geht sie erst, wenn Sie auf „Freigeben“ klicken.
Anliegen besprechenWas er jeden Tag erledigt
Geht die Bestellungen der Nacht durch
Findet Bestellungen in E-Mails und Messengern und überträgt die Positionen in Rechnungsentwürfe. Schreibt ein Kunde „wie beim letzten Mal“, nimmt er dessen letzte Bestellung als Vorlage.
Prüft Preise und Bestand
Gleicht die Artikelnummern mit Preisliste und Lager ab. Reicht die Ware nicht, vermerkt er im Entwurf, wie viel da ist und wann der Rest kommt.
Legt Rechnungen zur Freigabe vor
Jede Rechnung hat die Konditionen des jeweiligen Kunden: Rabatt, Zahlungsziel, Lieferung. Sie sehen den Betrag und klicken auf „Freigeben“ oder „Ändern“.
Beantwortet, wo die Bestellung bleibt
Fragt ein Kunde, wann die Ware kommt, schaut er in den Versandstatus und antwortet selbst.
Fasst den Tag zusammen
Wie viele Bestellungen kamen, wie viele Rechnungen rausgingen und wo noch eine Antwort vom Kunden fehlt.
Erledigt er selbst
- Überträgt Positionen aus der E-Mail in den Rechnungsentwurf
- Gleicht Preise mit der Preisliste und Mengen mit dem Lager ab
- Beantwortet „Wo bleibt meine Bestellung?“ anhand des Versandstatus
- Fragt beim Kunden nach, wenn Lieferadresse oder Menge fehlen
Legt er Ihnen vor
- Den Versand der Rechnung an den Kunden
- Einen höheren Rabatt als sonst oder ein neues Zahlungsziel
- Die erste Bestellung eines neuen Kunden
- Bestellungen, bei denen Ware fehlt und ein Ersatzartikel angeboten werden muss
Mit welchen Programmen er arbeitet
- E-Mail: Gmail, Outlook
- WhatsApp und Telegram
- lexoffice, sevDesk oder Xentral
- Preislisten in Excel und Google Sheets
- Bestellungen aus Amazon, Otto und Kaufland
Erzählen Sie uns, welche Arbeit Sie abgeben möchten
In einem einstündigen Gespräch schauen wir uns Ihre Programme an und sagen Ihnen ehrlich, was davon er übernehmen kann.
Anliegen besprechenWeitere Stellen im Team
- Einkauf
Behält den Bestand im Blick. Fällt etwas unter den Mindestbestand, stellt er die Bestellung beim Lieferanten zusammen und wartet auf Ihr Okay.
- Forderungsmanagement
Weiß, wer Ihnen wie viel schuldet. Erinnert freundlich und pünktlich, ohne dass Sie hinterhertelefonieren müssen.
- Controlling
Um acht Uhr morgens eine Nachricht: Umsatz, Zahlungseingänge, was knapp wird. Rückfragen gehen sofort, etwa: Wer hat am meisten gekauft?
- Marktplatz-Management
Hält Preise und Bestände bei Amazon, Otto und Kaufland auf Ihrem Stand. Beantwortet Bewertungen innerhalb einer Stunde statt nach einer Woche.
- Postfach und Kundenanfragen
Sortiert eingehende E-Mails. Bestellungen gibt er an die Kollegen weiter, einfache Fragen beantwortet er selbst, schwierige legt er Ihnen zur Prüfung vor.
- Preismanagement
Liest neue Preislisten der Lieferanten und erkennt, wo Ihre Marge geschrumpft ist. Schlägt neue Preise vor.